PC端功能介绍
在管理员对合同系统进行初始化配置后。您可以在此浏览一下PC端的功能清单及简介,有助于您及用户快速上手使用该合同系统。
在初始化配置中,已大概了解了系统管理及基础数据管理等基础管理功能,本章节主要介绍合同业务开展相关的PC功能。
合同申请:合同列表
如果您需要创建合同,或者查看与自己有关的合同,完全可以在此页面实现。同时您也可以尝试该页面内的其他功能,都会给您带来想不到的心满意足。在控制合同安全性的同时系统会最大限度的满足用户的日常功能使用需求。
合同授权:
您的合同并不是所有人都可以看到的,除了管理合同人员以及您的部门领导外,其他人如果想要看到您的合同,或者您想要看到其他人的合同,是需要申请合同授权,并且审批通过后,才可以在合同列表内查看到被授权的合同。合同授权页面样子如下图,你可以选择不同的授权类型。
合同借阅:借阅列表
合同在归档后,如果您还需要向公司申请借阅合同盖章版原文件,您就可以在此发起申请。审批通过后,您就可以在此看到合同盖章版的扫描件,可以同时到流程指引的合同管理员处领取合同原件。当然,在借阅期限到期后,您是需要将合同原件归还公司,系统也会跟进归还事项。
合同管理:合同盖章
企业内负责合同管理的人员需要处理合同盖章、收回合同、合同归档等管理工作。系统同样对这些管理工作做了流程驱动以及线上管理记录。
合同审批完成后,就会自动到合同盖章状态,此时申请合同的人员就会按照合同的审批流程指引,找到负责合同盖章的人员来对合同进行盖章。当负责盖章人员对合同进行盖章时,需要检查合同是否具有系统自动生成的二维码,如果有二维码说明是从系统内打印出来的,如果没有合同二维码,盖章人员需要对合同内容进行仔细核对,是否与线上申请的内容保持一致,需要确保盖章的内容与线上申请的合同正文保持一致方可进行盖章操作。
盖章后,需要在系统上确认合同盖章。盖章时需要根据实际情况选择对方是否盖章等信息。
合同管理: 合同归还
如果我方先盖章,那么系统会将合同自动更新为待归还状态,并且会自动对合同发起人进行归还提示。当合同申请人对合同进行归还后,需要管理合同人员在系统内点开归还页面,展示归还确认页面,让归还人使用手机端扫描该页面展示的二维码,确认归还。然后合同管理人员便可确认归还。
合同管理:合同归档
双方都完成合同盖章后,我们企业的合同管理人员会收到一定份数的合同已盖章版的原件,此时为了便于用户可以在合同系统上查阅盖章版的扫描件,需要合同管理人员将合同扫描成一份PDF文档上传到系统上,并且记录好纸质版文档的存放位置,以及记录好此合同需要保存的时间长度。信息都登记好后,在系统上即可完成归档操作,同时将合同纸质版放在对应的位置以方面后续根据系统的指引进行查找。
合同超级查询:
此功能能查看公司全部的合同,需要管理员慎重开放权限。
审批管理:
在此您可以看到所有需要您审批的合同,同时您也可以查看到所有您审批过的合同。